Là gì?
Agenda là gì? Hướng dẫn cách để tạo ra 1 agenda chuyên nghiệp
Thuật ngữ agenda được sử dụng rất phổ biến trong các hoạt động tại các buổi lễ, hội thảo, hội họp, sự kiện,… Để hiểu rõ hơn về agenda là gì, cũng như cách để tạo ra agenda chuyên nghiệp như thế nào, mời bạn đọc cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây!
Agenda là gì?
Agenda còn được gọi là nhật ký công tác, chương trình nghị sự, gồm những công việc cần phải làm và kế hoạch để làm việc. Tài liệu này nhằm ghi lại quá trình thảo luận của các những người tham dự theo cách ngắn gọn, dễ hiểu, đảm bảo đầy đủ nhất.
Có thể hiểu một cách đơn giản hơn, Agenda là thuật ngữ được dùng phổ biến trong các lĩnh vực kinh tế, cụ thể là những vấn đề phát sinh cần phải giải quyết ngay trong các cuộc họp hoặc hội nghị.
Như vậy bạn đã nắm được Agenda là gì, tuy nhiên rất nhiều người còn hay nhầm lẫn agenda với những thuật ngữ sau:
- Schedule: là lịch trình, tuy nhiên bản Agenda được sử dụng rộng rãi hơn trong công việc, nó còn được dùng để mô tả về một kế hoạch quan trọng nào đó ở tương lai.
- Diary: Danh từ để chỉ cuốn sổ nhật ký ghi chép hằng ngày, ở bên trong có nội dung ngày tháng năm, khoảng trống để bạn có thể ghi chép.
- Timetable: Timetable thường chỉ nói đến một khoảng thời gian cố định, rất ít khi có thể thay đổi, trong khi đó Agenda chứa nhiều nội dung đa dạng hơn.
Hướng dẫn tạo một agenda cho cuộc họp
Việc sở hữu những kỹ năng tạo lập agenda là vô cùng cần thiết giúp bạn có thể dễ dàng thăng tiến trong công việc. Theo đó, cách để tạo ra agenda chuyên nghiệp cần được thực hiện qua các bước như sau:
Bước 1: Thiết lập tiêu đề Agenda
Khởi đầu là điều khá quan trọng, với một chương trình hội nghị, đặt tiêu đề là yếu tố nền tảng giúp quyết định buổi họp thành công hay không. Tiêu đề “chất” và “chuẩn” cần bao quát tính chất, hoạt động và vấn đề sẽ được giải quyết trong chương trình đó.
Tiêu đề cần phải được đặt ở trên cùng, đảm bảo ngắn gọn, súc tích và bao quát. Bên cạnh đó, bạn nên chọn font chữ dễ học, đẹp mắt, size chữ lớn hơn các đề mục để người đọc phân biệt được tiêu đề với các mục khác.
Hãy chú ý kết hợp hài hòa giữa màu chữ, font chữ, cùng với logo công ty. Không nên làm rối mắt, gây khó chịu đối với người xem.
Bạn cũng cần tuân thủ quy tắc in đậm, tô màu các ô trong bảng để mẫu agenda chuyên nghiệp, dễ đọc và thu hút hơn.
>> Xem thêm: Airtime là gì? Hướng dẫn sử dụng tài khoản AirTime Vinaphone
Bước 2: Xác định đối tượng, thời gian, địa điểm
Mẫu agenda cần chỉ rõ đối tượng bao gồm những ai, cuộc họp sẽ diễn ra khi nào, ở đâu. Thông tin này giúp cho những người tham gia có thể xác định được một cách chính xác lịch trình, công việc của mình để không đến trễ.
Đây cũng là biên bản ghi chép lại tất cả đối tượng được thảo luận trong cuộc họp đó. Cuộc họp có những ai, thời gian ở đâu, địa điểm chỗ nào để căn cứ vào đó xác định được những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
Chú ý thông tin đề cập cần đảm bảo chính xác,. thời gian địa điểm thực hiện cũng cần lựa chọn sao cho phù hợp cũng là vấn đề rất đáng để bạn quan tâm.
Bước 3: Mục đích chính của meeting agenda
Mỗi chương trình nghị sự diễn ra đều có những mục đích nhất định để giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, cũng như nhân viên tham cùng nhau có thể thảo luận tới những vấn đề mình đang gặp phải để đưa ra hướng giải quyết phù hợp.
Kho bắt đầu với mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn đạt được những nhiệm vụ mà cuộc họp đó muốn giải quyết.
Qua đó, điều hướng được cuộc họp hiệu quả. Mục đích của cuộc họp phải được nêu rõ ở trong bản agenda phát ra để những người tham gia có thể nắm được mục đích, lý do và phạm vi được thảo luận ở trong cuộc họp. Hãy đảm bảo mọi thứ được trình bày một cách ngắn gọn như cách đặt vấn đề thay vì miêu tả.
Bước 4: Ghi chép nội dung chính của cuộc họp
Cuộc họp thường diễn ra khá dài với những ý kiến và quan điểm khác, nên vấn đề được đặt ra nhằm giúp tìm được hướng giải quyết sao cho phù hợp. Nhiệm vụ của một thư ký hay nhân viên hành chính nhân sự phải làm đó là thực hiện ghi lại những nội dung của agenda.
Note lại trọng điểm này giúp bạn có thể tìm ra được giải pháp tối ưu nhất với những vấn đề mắc phải. Ghi chép những ý kiến sáng tạo, đề xuất đảm bảo phù hợp với tài chính, nhân lực, trang thiết bị,.. mọi thứ cần được note chi tiết và đầy đủ.
Bước 5: Giải quyết thắc mắc ở cuối buổi họp
Cuối buổi họp dành thời gian để giải đáp được các thắc mắc, đây là nội dung quan trọng mà bất kỳ chương trình nghị sự nào cũng cần có. Đây là lúc để đặt câu hỏi cho bất kỳ mục nào mà bạn chưa rõ. Việc đặt ra nghi vấn và giải đáp giúp tìm được hướng giải quyết vấn đề lý tưởng nhất, có được nhiều đề xuất hữu ích.
Nếu như không có nhiều thời gian, bạn có thể chọn lọc những câu hỏi trọng tâm nhất để giải đáp đúng và đề xuất những biện pháp tối nhất. Các đáp án khi nhận được đáp án cần phải thỏa mãn để tìm ra được những hướng đi đúng đắn cho mọi vấn đề.
Bước 6: Kiểm duyệt nội dung trước khi phát agenda
Để có được một mẫu agenda hoàn hảo cho các chương trình nghị sự chuyên nghiệp, yêu cầu bạn cần phải kiểm tra một cách chi tiết, kỹ lưỡng lại lần cuối trước khi đưa tài liệu này đến tay của những người tham gia.
Chú ý những lỗi sai hay mắc phải như lỗi sai chính tả, cách trình bày, bởi những điều này sẽ gây nên những ảnh hưởng nghiêm trọng. Khi ghi chép lại nội dung bạn cần phải chú ý trình bày sao cho khoa học, cụ thể, đảm bảo dễ hiểu. Các đề mục cần đảm bảo những thông tin mà người đọc cần.
Hãy thể hiện sự chuyện nghiệp của bản thân cũng như sự nghiêm túc với công việc qua khâu kiểm tra. Đây là cách giúp bạn thể hiện được sự tôn trọng với người đọc bản agenda này.
Cách xây dựng agenda thành công
Để xây dựng được một Agenda thành công bạn cần chú ý những điều cơ bản sau đây:
- Xác định mục đích của cuộc họp một cách rõ ràng để đảm bảo cuộc họp của bạn hiệu quả nhất có thể.
- Hãy hỏi ý kiến người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận, điều này giúp duy trì sự tham gia của những người được mời tham dự trong suốt cuộc họp. Khi đã có những thông tin này bạn có thể quyết định xem nên đưa vào những mục nào.
- Liệt kê câu hỏi bạn muốn giải đáp
- Xác định mục đích ở mỗi nhiệm vụ để những người tham gia biết được khi nào bạn muốn họ đóng góp ý kiến, thời điểm đưa ra quyết định.
- Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề để giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
- Ước tính thời gian thảo luận cho các vấn đề, nhiệm vụ. Điều này cũng giúp người tham gia tham khảo thực hiện điều chỉnh nhận xét, cũng như câu hỏi để phù hợp với khung thời gian.
- Tổng kết lại cuộc họp bằng các đánh giá để người tham gia có thể hiểu rõ hơn về quyết định mà họ đã đưa ra và các thông tin họ đã thảo luận để những người này có thể thực hiện bất những bước cần thiết sau cuộc họp.
Bạn cũng nên xem xét những gì diễn ra tốt đẹp trong cuộc họp và điều gì cần cải thiện. Điều này giúp bạn đảm bảo cuộc họp tiếp theo được hiệu quả hơn.
Hy vọng những thông tin mà chúng tôi mang tới trên đây đã giúp bạn có câu trả lời đầy đủ nhất về thắc mắc agenda là gì, cũng như cách để tạo nên được một bản agenda hoàn hảo nhất. Đừng quên theo dõi maychasandon.com của chúng tôi để luôn nắm bắt được cho mình những thông tin sao cho hữu ích nhất.
