Chia sẻ cách sử dụng máy hủy tài liệu hiệu quả

Máy hủy tài liệu hiện là một thiết bị quan trọng tại nhiều văn phòng tuy nhiên không phải ai cũng đã biết rõ cách sử dụng sao cho đúng, an toàn. Do đó trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết cách sử dụng máy hủy tài liệu an toàn và đạt hiệu quả cao nhất để các bạn tham khảo. 

Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu

Nhìn chung các sản phẩm máy hủy tài liệu trên thị trường hiện nay có thiết kế tương đối đơn giản do đó cách sử dụng của nó không quá phức tạp. Để đảm bảo độ bền, hiệu suất của máy thì các bạn cần sử dụng máy như sau: 

Bước 1: Kiểm tra trước khi sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy giấy là thiết bị điện với những lưỡi dao sắc bén do đó trước khi sử dụng máy các bạn cần phải kiểm tra kỹ máy nhằm đảm bảo an toàn cho bản thân. Cụ thể như sau: 

• Kiểm tra lưỡi dao của máy: Các bạn cần chắc chắn không có vật thể lạ, vụn giấy kẹt lại trong lưỡi dao của máy. Trong trường hợp phát hiện ra có dị vật, giấy vụn kẹt lại bạn hãy cẩn thận dùng nhíp gắp chúng ra để khi cắt giấy không bị kẹt và làm hỏng lưỡi dao. 
• Kiểm tra tình trạng lắp đặt của máy: Để máy hoạt động an toàn bạn cần đặt máy ở nơi bằng phẳng và cách tường 15cm. Hãy kiểm tra xem máy hủy tài liệu của bạn đã được đặt đúng như vậy chưa, nếu chưa hãy đặt lại nó. 
• Kiểm tra lại nguồn điện của máy: Các bạn cần kiểm tra xem dây điện của máy trước khi sử dụng, hãy chắc chắn dây không bị hở, đứt, nếu nhận thấy có vấn đề hãy thay thế dây khi sử dụng để đảm bảo an toàn.
• Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng máy: Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng máy hủy tài liệu thì cần phải đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.

Bước 2: Quá trình sử dụng máy hủy tài liệu

Sau khi chắc chắn máy đã đảm bảo để hoạt động các bạn có thể bắt đầu hủy tài liệu. Để quá trình tiêu hủy tài liệu được diễn ra an toàn và hiệu quả bạn cần chú ý những điểm sau: 

• Nên loại bỏ toàn bộ kẹp ghim ra khỏi tài liệu trước khi đưa vào miệng hủy của máy hủy tài liệu. Mặc dù hiện nay đa số các sản phẩm hủy giấy cho phép hủy được cả kẹp ghim, tuy nhiên để đảm bảo độ bền lâu của các lưỡi dao cắt các bạn vẫn nên bớt chút thời gian để loại bỏ ghim trước khi đưa vào máy. 
• Trong trường hợp không may bị kẹt giấy việc đầu tiên bạn cần làm là ngắt nguồn điện của máy và lấy giấy kẹt ra. Hiện nay các model máy hủy giấy hiện đại đã có chức năng trả ngược giấy rất tiện dụng, khi máy bị kẹt bạn chỉ cần bấm nút và giấy sẽ tự động được trả ngược lại. 
• Mỗi model máy hủy tài liệu có khả năng hủy một lượng giấy nhất định, các bạn không nên đưa quá số lượng đó vào máy. Bởi khi hủy quá số lượng giấy sẽ khiến lưỡi dao nhanh bị hỏng và dễ xảy ra tình trạng kẹt giấy. 

• Khe hủy giấy và hủy đĩa CD của máy tách biệt nhau nên bạn cần phải phân loại tài liệu trước khi hủy. Tuyệt đối không cho đĩa CD/DVD, thẻ tín dụng cho vào khe hủy giấy bởi nó sẽ gây hỏng lưỡi dao cắt.
• Bên cạnh đó các bạn cần chú ý đến thời gian làm việc của máy để tránh tình trạng phải làm việc quá tải. Hiện nay máy hủy tài liệu văn phòng công suất vừa và nhỏ có thể hủy giấy liên tục trong vòng 5 -15 phút. còn máy huỷ tài liệu công nghiệp có thể làm việc liên tục trong vòng 1 – 24 tiếng tuỳ model. 
• Khi đưa giấy vào miệng hủy của máy cần hết sức chú ý tránh để tay áo, tóc, cà vạt, phụ kiện quần áo bị cuốn vào trong. 

Bước 3: Sau khi dùng xong máy hủy tài liệu

Sau khi đã đã hủy xong tài liệu các bạn cần thực hiện 1 số việc như sau: 

• Ngắt nguồn điện của máy bằng cách tiến hành rút phích cắm ra khỏi ổ điện. 
• Mở thùng chứa giấy của máy và đổ bỏ giấy vụn bên trong đi đổ.

Xem thêm: Máy huỷ tài liệu Comet có tốt không? Nên mua model nào?

Cách vệ sinh và bảo dưỡng máy hủy tài liệu đúng

Để máy hủy giấy luôn vận hành trơn tru, có tuổi thọ dài lâu ngoài việc sử dụng đúng cách chúng ta còn phải thực hiện vệ sinh, bảo dưỡng máy thường xuyên. Các bước vệ sinh máy hủy tài liệu đúng như sau:

• Bước 1: Tiến hành ngắt nguồn điện của máy hủy giấy nhằm đảm bảo an toàn cho bản thân trong suốt quá trình làm vệ sinh.
• Bước 2: Mở thùng chứa và thực hiện loại bỏ hết giấy vụn bên trong. Sau đó tiến hành tháo mở các bộ phận của máy hủy tài liệu. 
• Bước 3: Thấm dung dịch vệ sinh vào khăn mềm rồi tiến hành lau sạch các bụi bẩn,  mực bám trên thân, thùng chứa máy và cả lưỡi dao. Khi vệ sinh các bạn cần đặt biệt lau thật kỹ lưỡi dao. Bởi tại đây là vị trí bám nhiều bụi và mực nhất, nếu để lâu ngày sẽ làm mòn lưỡi dao.
• Bước 4: Thực hiện cho dầu bôi dầu trơn bảo dưỡng vào trục cuốn để máy có thể vận hành êm ái trong khi cắt giấy.
• Bước 5: Lắp ráp lại như ban đầu và vận hành máy bình thường.

Trên đây là cách sử dụng máy hủy tài liệu chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng qua bài viết các bạn biết được cách thức sử dụng, vệ sinh và bảo dưỡng  máy hủy tài liệu hiệu quả.