Th2
Access là một trong những phần mềm được sử dụng rất nhiều trong công việc và học tập với khả năng lưu trữ, xử lý thông tin cực tốt. Cùng làm rõ khái niệm Access là gì, cũng như những thông tin cơ bản về phần mềm này, mời bạn đọc cùng chúng tôi tham khảo ngay bài viết sau đây!
Access là gì? Chức năng của Access
Khái niệm
Access là tên gọi tắt của phần mềm Microsoft Access, ngoài ra chúng còn được gọi là MS Access. Microsoft Access chính là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) của Microsoft, nằm trong bộ ứng dụng của Microsoft Office.
Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ giúp phát triển nhanh giải pháp lưu trữ, quản lý thông tin.
Chức năng
Access giúp bạn phát triển được hệ thống quản trị thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt, Access còn giúp quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin khách hàng, quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng, thông tin sản phẩm.
Bên cạnh đó, Access còn giúp phát triển giao diện người dùng ở mức đơn giản để người dùng nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.
Những chức năng chính của Access mà chúng ta có thể kể tới như:
- Chức năng giúp thực hiện thiết kế bảng
- Chức năng lưu trữ
- Chức năng cập nhật thông tin
- Chức năng giúp đưa kết quả, xuất thông tin
- Chức năng giúp thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.
Đối tượng cần sử dụng access?
Access được ứng dụng trong nhiều công việc trong cuộc sống hiện nay. Đặc biệt với những ai đang theo học các ngành công nghệ thông tin, các ngành liên quan đến kế toán, kinh tế, tài chính, hay những công việc nhập dữ liệu, tạo dữ liệu khách hàng, sản phẩm, quản lý thông tin,.. đều cần phải dùng đến Access.
Nhiều đơn vị hiện nay còn sử dụng access nhằm để xây dựng phần mềm quản lý nội bộ dành cho các công ty. Có thể thấy access phù hợp với rất nhiều đối tượng, là công cụ rất hữu ích đối với người dùng hiện nay.
Những đối tượng trong Microsoft Access
Trong Access có 4 loại đối tượng cụ thể như sau:
- Bảng (Table): Bảng cho phép thực hiện lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng gồm nhiều cột (column). Các cột sẽ có các kiểu dữ liệu khác nhau tùy vào từng ý nghĩa dữ liệu mà cột đó thể hiện.
- Truy vấn (Query): Giúp tìm kiếm, truy xuất, sắp xếp dựa trên những điều kiện mà bạn muốn dữ liệu hiển thị. Người dùng có thể kết hợp truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng dựa trên mối liên kết giữa chúng.
- Biểu mẫu (Form): Cho phép thiết kế việc nhập, hiển thị thông tin hay điều khiển ứng dụng.
- Báo cáo (Report): Giúp tạo, tùy chỉnh, định dạng, tính toán, tổng hợp thông tin và thực hiện xuất ra kết quả.
Hướng dẫn sử dụng Access
Tạo cơ sở dữ liệu
Việc tạo cơ sở dữ liệu được diễn ra theo các bước cụ thể:
- Bước 1: Nhấn vào File -> chọn New. Tại đây các sở dữ liệu có chứa trong các dạng thức khác nhau. Vì thế, bạn có thể chọn mở 1 cơ sở dữ liệu trống, sau đó chọn mẫu có sẵn hay những cơ sở dữ liệu web trống.
Xem thêm >>> Cơ sở dữ liệu là gì? Những điều cơ bản bạn nên biết!
- Bước 2. Chọn cơ sở dữ liệu. Sau đó thực hiện đặt tên sao cho tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Nhờ vậy giúp bạn điều chỉnh, tìm hiểu các dữ liệu dễ dàng hơn trong phần mềm này. Gõ tên tập tin vào hộp thoại File Name -> chọn Create để giúp thực hiện tạo được một tập tin cơ sở dữ liệu mới.
Nhập dữ liệu
Để nhập dữ liệu, bạn cần thực hiện các bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Xác định cấu trúc của dữ liệu. Nếu bạn tạo dữ Với những dữ liệu mới thì bạn cần tạo cơ sở dữ liệu trống để giúp việc sắp xếp trở nên hợp lý.
- Bước 2. Tạo bảng đầu tiên. Với những dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo ra bảng trống. Vì thế nên bạn hãy bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc thực hiện sao chép và dán nội dung. Các dữ liệu sẽ được điền thành những cột riêng biệt, mỗi hồ sơ là 1 hàng riêng biệt.
- Bước 3. Thực hiện nhập dữ liệu khác. Bạn muốn nhập dữ liệu từ 1 tập tin hay vị trí nào đó cụ thể có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin này và tự nhập cơ sở dữ liệu. Chúng giúp bạn chia sẻ, lấy thông tin từ một tài liệu khác. Các thực hiện như sau: Chọn Tab External Data -> Chọn tập tin muốn nhập dữ liệu -> Chuyển đến vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu mới.
- Bước 4. Chèn các cột, bảng bổ những thanh công cụ có trong bảng của Access.
Thiết lập mối quan hệ với các bảng
Để thiết lập mối quan hệ với các bảng, người dùng hãy tiến hành theo các giai đoạn cụ thể như:
- Bước 1: Bạn cần hiểu được hoạt động của các khoá, mỗi bảng sẽ có những mục riêng. Cột ID được Access tạo ra nhằm giúp tăng số lượng mỗi mục. Đây là cột khóa chính. Bảng cũng có khóa ngoài. Nhờ đó, nó giúp liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.
- Bước 2. Chọn Database Tools -> nhấn chọn Relationships trong mục Liên hệ.
- Bước 3: Thực hiện nhấn và giữ chuột từ bảng này tới một bảng khác để giúp tạo ra mối liên hệ giữa các trường. Khi tạo liên hệ, bạn hãy chọn mục Enforce Referential Integrity.
Tạo truy vấn trong việc lựa chọn tiêu chuẩn
Thao tác thực hiện tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn diễn ra với những công việc như sau:
- Bước 1: Mở công cụ Thiết kế truy vấn là Query Design -> nhấn chọn Create -> chọn Query Design.
- Bước 2: Nhấn chọn The Show Table -> nhấp chuột vào bảng cần chạy truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn -> nhấn chọn Close.
- Bước 3: Thêm trường được tạo ra bằng việc nhấn chuột vào cột truy vấn, các trường sẽ được thêm vào bảng thiết kế (Design).
- Bước 4: Thêm các tiêu chuẩn cần thiết, người dùng có thể thêm các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.
- Bước 5: Chạy chương trình Run để xem kết quả. Nút Run nằm trong tab Design, kết quả truy vấn được hiển thị trong cửa sổ. Nhấn phím Ctrl + S để thực hiện lưu truy vấn.
Tạo và Dùng Biểu mẫu
Việc tạo và dùng biểu mẫu khá đơn giản và không mất quá nhiều thời gian, theo đó bạn đọc sẽ chỉ cần thực hiện một số thao tác cụ thể như sau:
- Bước 1: Lựa chọn bảng cần tạo biểu mẫu
- Bước 2: Chọn nút Form trong tab Create để giúp bạn tạo được một biểu mẫu tự động trong các trường ở trong bảng.
- Bước 3: Thực hiện điều hướng biểu mẫu mới bằng nút mũi tên ở phía dưới trên cùng có khả năng di chuyển giữa các hồ sơ.
Tạo một báo cáo
Việc tạo báo cáo hết sức đơn giản, người dùng sẽ chỉ cần diễn ra qua 6 bước cụ thể:
- Bước 1: Người dùng thực hiện chọn bảng hoặc truy vấn
- Bước 2: Nhấn chọn tab Create
- Bước 3: Thực hiện thiết lập nguồn đối với báo cáo trống
- Bước 4: Thực hiện thêm trường vào báo cáo
- Bước 5: Thêm nhóm vào báo cáo
- Bước 6: Lưu, chia sẻ báo cáo.
Việc ứng dụng Access trong công việc giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian, cũng như việc tạo ra dữ liệu, thông tin được linh hoạt hơn. Việc hiểu rõ được access là gì sẽ rất hữu ích và phục vụ cho công việc của bạn tốt hơn. Hy vọng, những thông tin mà chúng tôi mang tới trên đây giúp bạn hiểu hơn về phần mềm này, cũng như biết cách để sử dụng Access nhanh chóng, đơn giản nhất!
