Là gì?
AOP là gì? Hướng dẫn cách xây dựng AOP đơn giản nhất
Th5
AOP là là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động kinh doanh, cũng như sự phát triển của một doanh nghiệp. Cùng chúng tôi tìm kiếm câu hỏi AOP là gì, vai trò của AOP đối với các doanh nghiệp và cách để thực hiện xây dựng AOP đơn giản ngay sau đây nhé!
AOP là gì?
AOP là từ được viết tắt bởi cụm từ Annual Operating Plan, nhằm để nói đến bảng kế hoạch hoạt động hằng năm. AOP dùng để định hướng các mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh, ước tính ngân sách thu – chi trong một năm.
Bảng AOP giúp phác hoạ toàn diện về bức tranh kinh doanh của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên nắm bắt được kế hoạch, nhiệm vụ cần làm.
Nhờ đó mà hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tiến triển theo đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đặt ra.
AOP có vai trò gì ở trong kinh doanh
Xây dựng bảng AOP toàn diện cho doanh nghiệp chính là nhiệm vụ rất quan trọng đối với kinh doanh nhằm góp phần thúc đẩy cho doanh nghiệp phát triển:
- Giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu của mình, tạo nền tảng giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu đồng nhất, chính xác, đúng hướng, tối ưu lợi ích đối với doanh nghiệp.
- Ban lãnh đạo có thể đánh giá, giám sát, điều hành quá trình hoạt động của các phòng ban, bộ phận.
- Đảm bảo tiến độ luôn ở trong tầm kiểm soát.
- Tạo tiền đề phát triển, định hướng hoạt động dễ dàng cho doanh nghiệp trong những năm tiếp theo.
Ngoài ra, AOP còn có vai trò với cả marketer và business owner. Với những nhà Marketer và business owner, bảng kế hoạch hoạt động hằng năm là công cụ hoàn thiện kế hoạch, chiến lược, giúp tạo nên một bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế hoạch hoạt động hàng năm cũng giúp Marketer và business owner ước tính được khả năng tài chính của doanh nghiệp, qua đó giúp thực hiện thu chi hiệu quả, đảm bảo tối ưu hơn về mặt lợi nhuận.
Xem thêm: Airbnb là gì? Những điều cần biết về mô hình kinh doanh airbnb
Điều gì sẽ xảy ra nếu như không sử dụng AOP?
Kế hoạch hoạt động hằng năm giúp định hướng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 1 năm. Nếu như doanh nghiệp không xây dựng AOP sẽ là 1 thiếu sót cực nghiêm trọng, thậm chí còn tạo tác động tiêu cực đối với hoạt động kinh doanh:
- Xác định mục tiêu không rõ ràng, đầy đủ làm cho hoạt động của các bộ phận, phòng ban bị rời rạc, không được thống nhất.
- Kế hoạch, chiến lược bị lan man, sai hướng do không có kế hoạch cụ thể.
- Nhiệm vụ của các phòng ban, cũng như các giai đoạn không được phân chia hợp lý, gây ra những rủi ro không cần thiết.
- Khó khăn trong việc kiểm soát, đánh giá hiệu quả hoạt động vì không có mục tiêu và định hướng ban đầu.
- Khó khăn khi xây dựng giải pháp, phương án dự phòng trong những trường hợp xảy ra các thay đổi bất thường và những rủi ro không mong muốn, cũng như những tình huống xấu không thể lường trước.
Cách xây dựng AOP với 7 bước hiệu quả
Bước 1: Tập hợp nhân viên
Để có thể tạo nên thành công cho bảng kế hoạch hằng năm là phải xây dựng được đội ngũ chuyên biệt để thực hiện lên kế hoạch. Để nhân viên tham gia kế hoạch và chủ động đưa ra ý kiến giúp cho ban lãnh đạo hiểu được hoạt động của doanh nghiệp, qua đó xác định mục tiêu cho phù hợp nhất.
Doanh nghiệp có thể dùng người tư vấn ở chính công ty mình hoặc thuê ngoài nhằm đảm bảo kế hoạch được xây dựng một cách tốt và hiệu quả nhất.
Bước 2: Phân tích những năm trước
Tiếp đến, bạn cần phải nhìn lại, đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh của các năm trước. Sau đó dùng báo cáo tài chính, ngân sách,… để định hướng quá trình xây dựng bản AOP.
Việc xem xét những hoạt động trước đây còn giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được các giai đoạn cao điểm để tập trung ngân sách và nguồn lực sao cho xây dựng được một AOP toàn diện nhất.
Bước 3: Đặt ra mục tiêu thực tế
Việc đặt ra mục tiêu thực tế, cụ thể là điều hết sức cần thiết trong việc xây dựng kế hoạch, đặc biệt là đối với AOP. Theo đó, để có thẻ xây dựng được các mục tiêu hiệu quả, doanh nghiệp phải chú ý đến những điều cơ bản sau đây:
- Không nên đặt ra quá nhiều mụ, tối đa 5 mục tiêu để mọi việc được thực hiện dễ dàng hơn.
- Nhìn nhận, đánh giá chính xác tình trạng hoạt động hiện tại của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
- Xác định những yếu tố không mang lại hiệu quả trong hoạt động.
- Những điều cần thay đổi, cải tiến nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.
- Đánh giá cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, đồng thời để xuất các thay đổi nếu có
- Xác định kết quả cụ thể nhằm để giúp cải thiện, cũng như phát triển hoạt động chung đối với toàn bộ doanh nghiệp.
Bước 4: Tìm hiểu và đặt KPI
Từ những kết quả cụ thể có được từ các bước trên, doanh nghiệp tiếp tục thiết lập chỉ số đo lường hiệu quả, cũng như mức độ hoàn thành mục tiêu đề ra của đơn vị
Qua đó, xây dựng, phát triển KPI, cũng như những nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên, phòng ban.
KPI giúp quá trình thực hiện có thể tập trung vào những yếu tố cốt lõi nhất.
Bước 5: Tạo ngân sách mỗi tháng
Để duy trì khả năng tài chính, cũng như các hoạt động thu chi trong một năm, doanh nghiệp cần chia nhỏ ngân sách để giúp cho việc quản lý được dễ dàng theo các tháng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng thực hiện tạo lập ngân sách riêng với những trường hợp như: tăng giá vốn, các giai đoạn không sinh lợi nhuận, mua tài sản dài hạn để đảm bảo ngân sách không bị bội chi trong những trường hợp này.
Bước 6: Đề phòng trường hợp rủi ro
Việc dự đoán các rủi ro trong kế hoạch hoạt động hằng năm giúp doanh nghiệp có được những giải pháp dự phòng kịp thời, nhằm hạn chế các tổn thất xuống mức thấp nhất, nhờ đó góp phần để duy trì tiến độ, cũng như hiệu quả trong việc thực hiện AOP.
Bước 7: Kiểm tra thường xuyên
Cuối cùng thực hiện giám sát và theo dõi tiến độ thực hiện AOP theo định kỳ để nhằm giúp doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ hoàn thiện của những mục tiêu trong AOP.
Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được những tác nhân làm cản trở tiến độ (nếu có), từ đó tìm ra được các giải pháp nhằm can thiệp kịp thời.
Bài viết trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản về AOP là gì, vai trò và cách xây dựng AOP hiệu quả. Qua đó, giúp mang lại hiệu quả kinh doanh đối với các doanh nghiệp hiện nay.
