Chưa phân loại
Hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm if và ví dụ cụ thể
Th8
Hàm if là hàm được sử dụng vô cùng phổ biến trong excel hiện nay. Đối với những bạn mới học thì đây thật sự là một hàm không hề đơn giản. Tuy nhiên, khi làm quen dần bạn sẽ thấy cách dùng hàm if cũng không quá khó khăn như những gì bạn nghĩ.
Chia sẻ công thức và cách sử dụng hàm if cụ thể
Tác dụng của hàm IF
Hàm IF là hàm phổ biến trong Excel, cho phép bạn thực hiện so sánh logic của một biểu thức cho trước. Từ đó, xét tính đúng sai của biểu thức đó.
Câu lệnh của IF có thể cho 2 kết quả. Nếu thỏa mãn điều kiện, hệ thống sẽ đưa ra giá trị hiển thị đúng theo yêu cầu. Với những trường hợp không thỏa điều kiện ban đầu, hệ thống sẽ trả về giá trị sai mà bạn đã yêu cầu trong biểu thức trước đó.
Cách dùng if
Hàm IF có cấu trúc như sau:
=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Trong đó:
- Logical_test: Chính là cột điều kiện.
- Value_if_true: Đây là giá trị trả về nếu thỏa điều kiện
- Value_if_false: Đây là giá trị trả về nếu như không thỏa điều kiện.
Lưu ý: Nếu bạn bỏ trống Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện thỏa thì giá trị trả về sẽ bằng 0, còn điều kiện không thỏa thì giá trị trả về sẽ là FALSE.
Ví dụ cụ thể về hàm IF
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF, hãy theo dõi một số ví dụ đơn giản sau đây của chúng tôi:
Ví dụ 1
Bạn là giảng viên, bạn muốn kiểm tra xem học sinh của mình có qua môn không với các điều kiện như sau:
Tại ô D2, ta có công thức như sau: =IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”)
Giải thích:
- C2>=7: Để nhằm kiểm tra xem ô C2 (điểm số) có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
- “Đạt”: Kết quả trả về nếu ô C2 >= 7
- “Không Đạt”: Kết quả trả về nếu ô C2 <=7
Lưu ý: Vì kết quả trả về là dạng chữ, cho nên bạn cần phải thêm dấu ngoặc kép (“) như trong công thức ở trên. Nếu không thêm dấu ngoặc kép thì sẽ không trả về được kết quả.
Kết quả:
Ví dụ 2
Yêu cầu xác định kết quả “Đỗ” hay “Trượt” của học sinh dựa trên Điểm số.
Ta có công thức sử dụng như sau: =IF(B2>5,”Đỗ”,”Trượt”)
Giải thích:
B2 nằm trong cột Điểm số, đây là điều kiện ta cần xét để có thể biết được học sinh Đỗ hay Trượt. Điều kiện nếu như Điểm số > 5 thì kết quả là “Đỗ”, ngược lại điểm số <5 thì sẽ trả về kết quả “Trượt”.
VÍ dụ 3
Yêu cầu thực hiện xếp loại rèn luyện của các sinh viên như sau:
- Sinh viên với điểm rèn luyện >= 90 trở lên xếp loại “Xuất sắc”.
- Sinh viên với điểm rèn luyện từ 80 đến dưới 90 xếp loại “Giỏi”.
- Sinh viên với điểm rèn luyện từ 50 đến dưới 80 được xếp loại “Khá”.
- Sinh viên có điểm rèn luyện <50 sẽ xếp loại “Trung bình”.
Từ các điều kiện trên, ta cần lồng hàm IFS như sau:
=IFS(D2>=90;”Xuất sắc”;D2>=80;”Giỏi”;D2>=50;”Khá”;D2<50;”trung>
Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm sumif đơn giản dễ hiểu nhất
Ví dụ 4
Tính hoa hồng được hưởng dựa theo Doanh thu đạt được.
Công thức sử dụng: =IF(B2<2500000,0%,(IF(B2>5500000,3.75%,2.65%)))
Giải thích:
Câu lệnh IF được tuân theo logic sau:
- Nếu Doanh thu (ô B2) < 2,500,000đ, Hoa hồng đạt được là 0%.
- Nếu Doanh thu (ô B2) > 5,500,000đ, Hoa hồng đạt được là 3.75%.
- Trường hợp khác, trả về kết quả Hoa hồng là 2.65%.
Một số cách dùng hàm IF
Thực tế, hàm IF có thể lồng với nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàm khác.
- Nếu điều kiện IF đúng sẽ thực hiện hành động 1.
- Nếu điều kiện IF sai sẽ thực hiện hành động 2.
Lồng nhiều hàm IF
Nếu bạn có từ 2 điều kiện trở lên, nên tiến hành lồng 2 hàm if lại với nhau để nhằm tạo được một công thức hoàn chỉnh.
Ví dụ:
Yêu cầu tính toán phụ cấp tương ứng theo chức vụ như sau:
Tại ô D2, ta có công thức:
=IF(C2=”Nhân viên”,500000,IF(C2=”Chuyên viên”,700000,1000000))
Giải thích:
- Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên, kết quả 500000, còn nếu không phải Nhân viên kiểm tra tiếp với IF 2
- Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên, kết quả là 700000, không phải Chuyên viên thì trả kết quả 1000000 (vì không phải Nhân viên, cũng không phải Chuyên viên thì chỉ còn lại sẽ là Trưởng phòng)
Kết quả:
Lồng hàm IF với hàm khác
Bên cạnh các hàm IF được lồng với nhau, bạn cũng có thể lồng hàm IF với các công thức khác với những trường hợp điều kiện phức tạp hơn.
Ví dụ sử dụng hàm AND lồng với hàm IF.
Tại ô E2, ta có công thức: =IF(AND(C2>=5,D2>=5),”Đạt”,”Không Đạt”)
Giải thích:
- AND(C2>=5,D2>=5: Nhằm để kiểm tra xem ô C2 và D2 có >= 5 không
- “Đạt”: Nếu như cả ô C2 và D2 đều từ lớn hơn 5
- “Không Đạt”: Nếu như một trong 2 ô nhỏ hơn 5
Kết quả:
Hướng dẫn cách dùng hàm if nhiều điều kiện đơn giản
Với những trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, chúng ta có thể áp dụng tới cách sử dụng hàm if nhiều điều kiện (IFS).
Công thức:
=IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…)
Trong đó:
- logical_test1: Điều kiện 1.
- value_if_true1: Giá trị trả về nếu nếu đáp ứng điều kiện 1.
- logical_test2: Điều kiện 2.
- value_if_true2: Giá trị trả về nếu đáp ứng được điều kiện 2.
Ví dụ
Ta có danh sách mã sản phẩm với tỉ lệ khuyến mãi khác nhau. Khi mua hàng, nhân viên sẽ quét mã sản phẩm và trả về số tiền khuyến mãi.
Bạn có thể áp dụng hàm Vlookup hoặc dùng tới hàm IFS như sau:
=IFS(A2=”Xà Phòng”,0.5, A2=”Sữa tắm”,0.4, A2=”Bột giặt”,0.8)
Trong đó:
- A2: sản phẩm cần dò điều kiện.
- Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là những sản phẩm cần dò
- 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá được trả về khi thỏa mãn các điều kiện 1, 2, 3.
Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng hàm countif chi tiết nhất và ví dụ cụ thể
Hàm if kết hợp với AND
Để giúp bạn đọc hiểu hơn về hàm này, chúng ta có một ví dụ như sau:
Ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0 và hạnh kiểm tối, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi.
Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and như sau:
=IF(AND(A2>=8, B2=”Tốt”), “Học Sinh Giỏi”, “Học Sinh Tiên Tiến”)
Trong đó:
- AND: Để so sánh cả 2 điều kiện IF (DTB >=8, Hạnh Kiểm là Tốt)
- “Học Sinh Giỏi”: nếu thỏa mãn 2 điều kiện
- “Học Sinh Tiên Tiến”: Nếu 1 trong hai điều kiện đó không thỏa mãn.
Cách dùng countif
Hàm COUNTIF là hàm đếm có điều kiện được sử dụng trong Google Sheet. Chúng ta có thể sử dụng hàm này để đếm số lần lặp lại của một giá trị dựa trên các điều kiện đã cho trước thay vì việc đến thủ công.
Hàm COUNTIF thường được dùng để thống kê số liệu số lần xuất hiện của một giá trị trong việc quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự nhanh chóng.
Công thức hàm COUNTIF:
=COUNTIF(range;criteria)
Trong đó:
- Range: Là vùng dữ liệu bạn muốn đếm, vùng dữ liệu này có thể là kiểu văn bản, kiểu số hay kiểu ngày tháng.
- Criteria: Là điều kiện để đếm dữ liệu ở trong vùng dữ liệu đã chọn. Chúng có thể là kiểu văn bản, kiểu số, biểu thức hay tham chiếu ô.
Ví dụ về hàm COUNTIF:
Ta có bảng dữ liệu với các trường như sau: SAN_PHAM, GIA, TRANG_THAI. Bạn hãy kiểm tra xem “Táo” xuất hiện mấy lần.
Ta có công thức như sau:
=COUNTIF(A2:A9;”Táo”)
Giải thích:
Dữ liệu trong ô A2:A9 xuất hiện 3 lần từ “Táo”.
Cho nên, hàm COUNTIF sẽ cho kết quả là 3.
Lỗi và cách khắc phục khi sử dụng hàm IF
Khi dùng hàm IF bạn rất hay mắc phải những lỗi sau đây. Tùy vào từng lỗi mà mà chúng ta sẽ có những cách khắc phục khác nhau, cụ thể như sau:
Trong ô hiển thị kết quả bằng 0 (không)
Lỗi này xảy ra là bởi một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang bị để trống.
Nếu bạn muốn giá trị trả về để trống thay vì 0, bạn cần thêm 2 dấu ngoặc kép (“”), hoặc thêm giá trị cụ thể để biểu thức có thể trả về.
Ví dụ: =IF(A1>5,”Đạt”,””) hoặc =IF(A1>5,”Đạt”,”Không Đạt”)
Kết quả trả về trong ô là #NAME?
Lỗi này thường xảy ra do công thức của bạn bị sai chính tả. Bạn nên kiểm tra lại chính tả trong cấu trúc. Ví dụ: IF thì lại thành UF hoặc OF do các phím U, I, O này ở gần nhau.
Bạn kiểm tra kỹ chính tả của công thức và các dấu ngoặc đã đủ chưa (lỗi này thường xảy ra đối với hàm IF lồng).
Việc nắm chắc hàm IF sẽ giúp ích được rất nhiều cho bạn trong cuộc sống. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi về cách dùng hàm if đã giúp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về loại hàm này, cũng như cách dùng đơn giản nhất. Có thể thấy hàm IF không quá khó như chúng ta vẫn thường nghĩ, chỉ cần bỏ chút thời gian để nghiên cứu là bạn đã có thể hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm.
