Hướng dẫn sử dụng
Hướng dẫn cách dùng hàm Vlookup, Những lỗi thường gặp
Th5
Trong excel, vlookup là hàm cơ bản, được sử dụng khá nhiều hiện nay. Hàm được dùng để đối chiếu, tra cứu thông tin trong bảng dữ liệu hoặc vùng dữ liệu. Cụ thể về cách dùng hàm vlookup như thế nào sẽ được chúng tôi cung cấp ngay bài viết sau đây!
Tìm hiểu về hàm vlookup
Hàm VLOOKUP được dùng khi muốn dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc, sau đó sẽ trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng.
Ngược lại, nếu như bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng ngang, trả về dữ liệu tương ứng theo hàng dọc thì cần dùng hàm HLOOKUP.
cách dùng hàm vlookup và hlookup không khác nhau, về cơ bản đều giống nhau, chỉ là thay vì kiểm tra theo hàng dọc thì ta lại tiến hành kiểm tra dữ liệu theo hàng ngang.
Trong thực tế, hàm VLOOKUP được dùng khá thông dụng hiện nay trong việc dò tìm dữ liệu.
Hàm Vlookup có ý nghĩa quan trọng trong excel:
- Hàm vlookup được được dùng để tìm kiếm theo cột
- Hàm vlookup có thể dùng độc lập, hoặc bạn có thể kết hợp với các hàm khác như: Sum; If,.. để thực hiện tính toán và tìm kiếm thông tin theo ý muốn của mình.
Cách sử dụng hàm vlookup
Công thức tính hàm VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_ num, Range_lookup)
Trong đó:
- Lookup_value: Đây là giá trị cần dò tìm, bạn có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tiến hành tham chiếu tới một ô ở trên bảng tính.
- Table_array: bảng giới hạn để thực hiện dò tìm.
- Col_index_num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu ở bảng mà bạn cần dò tìm tính từ trái qua phải.
- Range_lookup: Tìm kiếm chính xác hoặc tương đối với bảng giới hạn. Nếu như bạn bỏ qua điều này sẽ được mặc định là 1.
- Kết quả nếu như Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
- Kết quả nếu như Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.
Khi copy công thức với những ô khác, bạn cần áp dụng dấu $ để cố định Table_array nhằm giới hạn dò tìm bằng cách thêm trực tiếp trước khai báo (VD: $H$6:$J$13), cột hoặc dùng F4 sau khi chọn bảng.
Cách dùng hàm vlookup giữa 2 sheet đơn giản
Cách dùng hàm vlookup giữa 2 sheet không quá phức tạp như nhiều bạn vẫn nghĩ. Một ví dụ đơn giản cụ thể sau đây của chúng tôi sẽ giúp bạn có thể hiểu hơn về cách dùng này:
Cho 2 sheet với 2 nội dung khác biệt. Trong đó, Sheet 1 là mục danh sách các nhân viên cần nhập số tiền thưởng tết. Sheet 2 là điều kiện xếp loại tương ứng với số tiền thưởng tết.
Dung hàm vlookup để tính ra số tiền thưởng tết của mỗi nhân viên thông qua sheet 2.
Trước hết, bạn cần chọn 1 ô cho 1 nhân viên cần tính tiền thưởng đầu tiên, thiết lập công thức hàm Vlookup cho ô chọn. Bạn hãy đặt tên cho sheet 2 là Thuong. Tại ô D3, bạn hãy nhập công thức như sau:
=VLOOLUP(C3,Thuong!$A$1:$D$3)
Giữ nguyên công thức vừa nhập, chọn vào sheet 2, chọn vùng dữ liệu điều kiện lương A1: B4. Dùng F4 để chọn vào các ô dữ liệu A1: B4.
Quay lại với Sheet 1, ở công thức vừa thiết lập, bạn nhập thêm vào công thức 2,1:
Kéo sao chép công thức xuống dưới các ô còn lại cột lương thưởng bạn sẽ thấy kết quả được hiển thị:
Ví dụ cụ thể về cách dùng vlookup
Ví dụ 1: Thực hiện tính phụ cấp theo chức vụ
Công ty có thêm một khoản phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ tương ứng như bảng 2 (B16:C21). Dựa vào danh sách nhân viên cùng với chức vụ có sẵn yêu cầu xác định mức phụ cấp tương ứng.
Hướng dẫn:
Bạn sử dụng hàm VLOOKUP để có thể thực hiện tính toán.
Cách làm hàm vlookup tại ô E4: =VLOOKUP(D4,$B$16:$C$21,2,0)
- Dấu $ dùng để nhằm cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
- 2 chính là số thứ tự của cột dữ liệu.
- Range_lookup = 0 (FALSE) giúp dò tìm chính xác.
Bạn chỉ cần copy công thức cho các ô khác hoặc sử dụng Flash Fill là đã tính được phụ cấp theo chức vụ một cách nhanh chóng.
Ví dụ 2: Xếp loại học sinh
Hãy xếp loại học sinh theo các thứ hạng: yếu, trung bình, khá, giỏi,… dựa trên 2 bảng cho trước. Dùng hàm Vlookup để thực hiện tìm kiếm.
Hướng dẫn:
Áp dụng công thức hàm Vlookup: =VLOOKUP(B2,$E$2:$G$9,2,0)
Trong đó:
B2: Là giá trị cần dò tìm giá trị
$E$2:$G$9: Là bảng đối chiếu giá trị (đã khóa)
2: Vị trí cột cần dò tìm
0: Chọn giá trị tuyệt đối để tiến hành dò tìm.
Kết quả:
- Gặp lỗi #N/A bởi giá trị so sánh lấy tuyệt đối (tức giá trị cần tìm những số nguyên dương từ 1 – 10) không chấp nhận bất cứ số nào trong khoảng hoặc chứa dấu phẩy.
- Khi nhập công thức chúng ta chọn 0 hoặc FALSE, có nghĩa là kết quả trả về chỉ nhận và trả về giá trị 9, không chấp nhận giá trị 9,5.
Cho nên bạn cần đặc biệt chú ý về phần điều kiện cho giá trị hiển thị là tuyệt đối hay tương đối nhằm đảm bảo đúng sự tìm kiếm của mình.
Sửa lại, chúng ta có công thức đúng như sau:
Một số lỗi cơ bản thường gặp khi dùng hàm VLOOKUP
Lỗi #N/A
Hàm VLOOKUP có thể tìm các giá trị ở cột ngoài cùng bên trái trong Table_array, nếu không sẽ bị lỗi #N/A. Trường hợp này bạn cần cân nhắc để sử dụng hàm INDEX cùng với hàm MATCH.
Nếu không tìm thấy kết quả khớp chính xác, bạn vẫn sẽ nhận trả về lỗi #N/A do dữ liệu không có trong Table_array. Khi đó, bạn cần dùng tới hàm IFERROR để nhằm thực hiện đổi #N/A thành giá trị khác.
Nếu như dữ liệu có trong Table_array của mình và hàm VLOOKUP không tìm được được. Hãy tiến hành kiểm tra các ô dữ liệu được tham chiếu để đảm bảo không có khoảng trắng ẩn hoặc ký tự không in.
Xem thêm >>> 5 cách kiểm tra cấu hình máy tính đơn giản, miễn phí
Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo các ô dữ liệu tuân theo đúng định dạng.
Lỗi #REF!
Nếu Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array, bạn sẽ nhận được giá trị lối #REF. Bạn cần tiến hành kiểm tra lại công thức để nhằm đảm bảo Col_index_num bằng hoặc nhỏ hơn số cột trong Table_array.
Lỗi #VALUE!
Nếu Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức, kết quả sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!.
Trong Table_array, cột 1 chính là cột tìm kiếm, cột 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm,.. với lỗi này, bạn cần kiểm tra lại giá trị Col_index_number trong công thức.
Lỗi #NAME?
Lỗi #NAME? xuất hiện khi Lookup_value bị thiếu dấu ngoặc kép (“). Để tìm kiếm giá trị định dạng văn bản (Text), bạn dùng dấu ngoặc kép để giúp cho Excel có thể hiểu công thức.
Lưu ý quan trọng khi dùng hàm VLOOKUP
Sử dụng tham chiếu tuyệt đối
Khi bạn copy công thức, hãy biến Table_array hoặc Lookup_value thành tham chiếu tuyệt đối bằng cách đặt dấu đô la ($) trước các cột và hàng. Điều này giúp cho công thức không bị thay đổi.
Nếu như bạn không chuyển đổi thành tham chiếu tuyệt đối, Lookup_value hoặc Table_array sẽ bị thay đổi, từ dó dẫn tới kết quả tìm kiếm của bạn bị sai lệch.
Không lưu trữ giá trị số ở dạng văn bản
Nếu trong Table_array, dữ liệu số đang để dưới dạng văn bản và Lookup_value lại là dạng số, bạn sẽ nhận về kết quả VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A.
Bạn cần chuyển định dạng để giúp cho hàm sẽ trả về kết quả như bình thường.
Bảng dò tìm chứa giá trị bị trùng
Trong bảng biểu của bạn nếu như chứa nhiều giá trị trùng nhau, hàm VLOOKUP sẽ trả về kết quả đầu tiên mà nó tìm thấy từ trên xuống dưới.
Lúc này ta sẽ có 2 giải pháp như sau:
- Giải pháp 1: Bạn muốn loại bỏ giá trị trùng lặp, hãy bôi đen bảng dò tìm và chọn Data -> Remove Duplicates
- Giải pháp 2: Dùng Pivot Table để giúp lọc ra danh sách kết quả.
Trên đây là chi tiết cách dùng hàm vlookup, cũng như các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm này. Hy vọng, những chia sẻ trên đây của chúng tôi sẽ thật sự hữu ích đối với bạn đọc. Đừng quên theo dõi maychasandon.com để luôn cập nhật những thông tin hữu ích nhất cho mình!
